WinVIS® MailSafe
Archiveer je e-mail!
Om je mailbox overzichtelijk te houden en om informatie snel terug te kunnen vinden helpt WinVIS® MailSafe je met het archiveren van ontvangen e-mailberichten bij de juiste relatie(s).
We gaan er daarbij vanuit dat je de e-mailberichten binnen krijgt met behulp van Microsoft® Outlook®.
In Outlook komt er een knop bij voor de functie "Archiveer in WinVIS". Hiermee start je het WinVIS® MailSafe archiveringsprogramma.
MailSafe in actie
WinVIS® MailSafe kijkt bij het starten direct of het e-mailadres van de afzender in WinVIS® aanwezig is, hetzij bij een relatie, hetzij bij een contactpersoon. Zo ja, dan worden deze tabbladen actief. Ook kun je zelf naar een relatie zoeken en het e-mailbericht hieraan koppelen. Je kunt hetzelfde e-mailbericht meerdere keren archiveren, wanneer het om verschillende relaties gaat. Zo kun je een e-mailbericht van je leverancier m.b.t. je klant zowel bij je leverancier als bij je klant archiveren.
Door in dit scherm links boven een vinkje te zetten neem je een ontvangen e-mailbericht in het orderarchief op. MailSafe toont vervolgens de lijst met orders voor die relatie, zodat je het e-mailbericht bij de juiste order opslaat.
Het e-mailarchief
Wanneer je MailSafe start vanuit WinVIS® kom je in het archief. Standaard toont MailSafe alle e-mailberichten van je huidige relatie. Via de zoekfunctie kun je andere selecties maken. Je kunt zelfs in de inhoud van ontvangen e-mailberichten zoeken! Hou er rekening mee dat het zoeken in een e-mailarchief soms enige tijd kan duren, omdat je al gauw héél veel e-mailberichten gearchiveerd zult hebben. Maar je geduld wordt zeker beloond!
Browser of Outlook?
Alle e-mail die je archiveert kun je in MailSafe inzien via de browser en via Microsoft® Outlook®. In de browser zie je alleen de inhoud van het e-mailbericht; in Outlook® zie je het bericht zoals het ontvangen is, incl. alle bijlagen.
Doorsturen en beantwoorden
Net als in Outlook kun je vanuit MailSafe een e-mailbericht doorsturen of beantwoorden. MailSafe gebruikt daarvoor het WinVIS® e-mailprogramma. Bij het beantwoorden kun je het oorspronkelijke e-maibericht in je antwoord toevoegen.
Hoe werkt het?
WinVIS® MailSafe bestaat uit twee modules: (1) de module voor het archiveren van een e-mailbericht, zoals je hierboven hebt gezien en (2) een module waarin je alle e-mail en bijlagen terugvindt.
Hierdoor kun je terwijl je een een gearchiveerd e-mailbericht zoekt, toch nieuwe e-mailberichten opslaan.
Heb je de juiste e-mail in het archief gevonden, dan kun je die in Outlook® met de juiste opmaak openen. Ook maak je hier een overzicht van alle e-mailberichten volgens je eigen selectie, kun je selecties bewaren, zoeken, etc..
Tot slot heb je natuurlijk Microsoft® Outlook® - onderdeel van Office® of Office 365® - op je desktop of laptop nodig om je e-mail in te ontvangen, om MailSafe van daaruit te starten en om gearchiveerde berichten te bekijken.
