WinVIS ® calculatie
Snel offertes maken!
WinVIS® beschikt over een praktische en veelzijdige calculatiemodule, waarmee je snel een offerte op maat maakt. Je voegt de juiste artikelen, aantallen en prijzen toe, de juiste artikelbijlagen (pdf) en WinVIS kan er een complete offerte mee maken, inclusief voorblad en je algemene voorwaarden (pdf). Je kunt je offerte natuurlijk afdrukken, maar deze module kan je offerte ook direct versturen via e-mail. Het is heel eenvoudig om een calculatie te kopiëren voor dezelfde óf een andere klant. Ook kun je selectief calculatieregels (incl. artikelbijlagen) selecteren en kopiëren naar een andere offerte. Zo gebruik je bestaande informatie opnieuw en kun je nog sneller werken.
In dit voorbeeld hebben we twee artikelen opgenomen. Beide artikelen hebben een pdf met een uitbgebreide artikelbeschrijving:
Digitaal calculatiearchief
Aan iedere calculatieregel kun je een pdf bestand koppelen. Die pdf bestanden kunnen deel uitmaken van je uiteindelijke offerte. We zullen dit zo nog zien.
Andere relevante documenten en/of bestanden (bv. een kopie van de aanvraag van je klant en je eigen kostprijsberekeningen) kun je hier aan de calculatie koppelen en papieren documenten kun je eenvoudig inscannen. Net als in alle andere WinVIS modules met een digitaal archief kun je ook hier een print-screen als pdf toevoegen aan het archief. Denk bijvoorbeeld aan een inkoopprijs die je online bij je leverancier hebt gevonden. Deze documenten worden niet gebruikt bij het samenstellen van de offerte, maar zijn voor eigen of intern gebruik.
Zicht op marges
Bij iedere offerte wil je kunnen zien of je de juiste marges hanteert en uit de kosten komt. Daarom werkt deze module met zgn. telkolommen, waarin de inkoopprijzen en de verkoopprijzen gekoppeld zijn. Hierdoor zie je per telkolom wat je marge is. Je kunt doorklikken op "Details", waardoor je per telkolom een gedetailleerd overzicht krijgt. De marges worden ook met kleuren weergegeven, zodat je snel zicht hebt op de winstgevendheid van je voorstel. De kleur die bij een bepaalde marge hoort leg je vast in de WinVIS stamgegevens.
Samengestelde offertes
WinVIS kan razendsnel een offerte opbouwen op basis van bijvoorbeeld je calculatie, de productbijlagen, een voorblad en je algemene voorwaarden. Dergelijke sjablonen leg je eenmalig vast en verder doet WinVIS de rest. Wil je een bepaald document niet opnemen, dan kun je die eenvoudig uitvinken, zodat deze niet in de uiteindelijke pdf komt. Jij bepaalt altijd wat er wel en niet in de offerte komt.
Offerte e-mailen
De WinVIS calculatiemodule kan je offerte direct naar je klant mailen. Als offertetekst gebruik je een standaard sjabloon, dat je eenvoudig kunt wijzigen.
De verstuurde offerte kun je daarna terugvinden in WinVIS.E-maillog.
Koppelingen inkoop, project, order en QSS
Zodra je klant akkoord gaat met je offerte, kun je de calculatie doorzetten naar de orderadministratie, waar een concept order wordt aangemaakt. Ook kun je concept inkooporderregels aanmaken. En je kunt een nieuw project aanmaken. En last but not least kun je vastleggen dat je serienummers/licenties/contractdata (QSS) van de te leveren artikelen wilt vastleggen. Alle informatie is daarbij gekoppeld en je kunt vanaf dat moment je inkopen doen en je projectwerkzaamheden invoeren. Wat je t.z.t. precies factureerd kun je allemaal later nog aanpassen in de ordermodule.
